Cómo ser más productivo en el día a día

El concepto de productividad es un término cuya popularidad ha aumentado considerablemente en los últimos años, especialmente a partir de las filosofías GTD desarrolladas en primer lugar por David Allen y posteriormente por otras personas. 

En otros artículos del blog hemos hablado anteriormente de organización y en cómo ésta puede ser muy beneficiosa para tus propósitos, pero hoy nos introduciremos más en el concepto del GTD.

¿Qué es el GTD?

GTD son las siglas de «Getting Things Done» y analiza cómo podemos ser más productivos, rendir mejor en nuestro trabajo diario, en cómo nos orientamos para acometer proyectos y en cómo los pequeños detalles del día a día pueden hacer que tengamos una jornada exitosa o acabemos con esa desagradable sensación de que «se me ha ido el día en nada«.

El paradigma del GTD se resume en los siguientes epígrafes:

Recopilar. Entendido como la forma que tenemos de guardar toda la información que necesitemos recordar, realizar o hacer seguimiento. Si la recopilación no es adecuada, todos sabemos el follón que podemos llegar a tener nosotros solos.

Puede ser desde un documento de word, una agenda o un bloc de notas. Muchas personas utilizan un software específico como puede ser Evernote o Hightrack.

Procesar. Se trata de plantear las acciones que teníamos pendientes de realizar en la recopilación de datos, de forma ordenada. Es posible que tengamos algunas cosas que requieran de distintos acciones o procesos independientes Me parece muy interesante la regla de los dos minutos (y quien dice dos dice cinco o diez),  que consiste en que si una tarea requiere tan poco tiempo para completarla es mucho mejor resolverla inmediatamente que dejarla en un listado de tareas por hacer.

Organizar. Según la naturaleza de la tarea que espera ser atendida, es posible clasificarla  como «Acción próxima», como algo que atenderás en un momento marcado y con una finalidad precisa, «Proyecto», como algo que se prolongará en el tiempo incluso de forma indeterminada y que además requerirá de distintas acciones, «En espera», cuando se trata de algo que tiene que esperar la respuesta de un colaborador o quizá que se concluya algo que se desarrolla de forma paralela, y «Algún día», en referencia a algo que se desea hacer pero que no es posible de momento.

Revisar. Cualquier lista de acciones será inútil si no es revisada periódicamente y estableciendo las prioridades que tengamos en cada momento.

Hacer. Obviamente, la organización y planteamiento debe tener como finalidad la ejecución de las tareas pendientes. No es posible entrar en parálisis por el análisis. Finalmente, hay que hacer la acción propuesta.

Al final, se trata de tener una rutina de trabajo que facilite el día a día, de forma que no tengamos que estar siempre pensando cómo hacer las cosas, sino que ya tenemos una metodología automatizada de hacer las tareas que nos correspondan.

Cada persona debe tener su propia filosofía de productividad, no existen soluciones de «copia» y «pega» ya que cada uno tiene sus prioridades, sus puntos fuertes y débiles, pero si existe la posibilidad de acoger estas estrategias de organización como una base que adaptar a nosotros mismos.

En próximos artículos profundizaremos más sobre el impacto que el trabajo de la productividad puede tener en quien busca empleo.

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